Notion, l’outil de productivité

par excellence

Que vous soyez fan de to-do list ou que vous cherchiez à gérer votre temps de manière efficace, Notion est un outil qui vous fera gagner en productivité. Ce produit tout-en-un développé entre San Francisco et Kyoto, a révolutionné l’organisation de plusieurs millions de personnes et de sociétés, dont celle d’Untitled. Plus besoin de garder ses brouillons de mail, de faire des listes sur papiers, ou d’écrire dans ses notes de téléphone ses idées : Notion rassemble tout ça, et bien plus encore. Dans cet article, découvrez les raisons qui font que cet outil est formidable, l’épopée qu’ont vécu les fondateurs de Notion, et retrouver également des exemples d’utilisations simples et des templates à télécharger. 

C’est quoi Notion ?

Notion est un outil tout-en-un qui permet d’organiser et de gérer votre vie professionnelle comme personnelle. Conçue comme une plateforme collaborative, l’objectif est qu’elle centralise tout votre travail ou vos projets au même endroit pour éviter de naviguer entre une dizaine d’outils. Le produit intègre des fonctionnalités de gestion de projet, de base de données, de prises de notes, de tâches, de tableaux…

Voici les 5 raisons principales (parce qu’il y en a des tas d’autres) d’adopter Notion :

1. Un second cerveau

L’avantage numéro 1 de Notion c’est la gestion de la ressource la plus précieuse chez nous : le temps. Ce gain de temps est dû à la centralisation de toutes ces données que nous accumulons un peu partout dans des outils d’organisation ou bien même… dans notre tête. En effet, Notion permet d’acquérir une certaine sérénité, puisque il nous ôte d’une charge mentale conséquente : se souvenir de tout. Notion, c’est en fait comme un second cerveau.

Plusieurs applications ont tenté de traiter cette gestion mentale en proposant des outils de gestion tâche, de base de données, ou d’écriture. Mais là où Notion joue son rôle d’assistant personnel, c’est qu’il concentre tout dans un seul et unique endroit. Notion permet de rassembler : textes, images, vidéos depuis YouTube, Vimeo ou de son ordinateur, liens et aperçu des pages web, extrait de code, fichier et PDF ou lien direct à un drive… Et bien plus.

Aujourd’hui, la plateforme à même intégré l’IA qui pourrait faire rapidement de l’ombre à Chat GPT.

2. L’aspect collaboratif

Et en plus de tout réunir, l’autre très gros avantage de Notion c’est sa dimension collaborative. L’outil permet de travailler en équipe, pour un projet d’entreprise ou pour simplement s’organiser en famille ou entre amis. Notion propose au choix, de garder ses notes et ses pages privées, ou de la partager avec un petit groupe de personnes choisies, ou bien même avec tout une entreprise. La participation des membres se fait en tant réel, avec des commentaires ou des attributions de tâches. Un aspect de l’outil aussi évolué que sur Figma ou Google Docs par exemple.

3. Le webdesign agréable

Et si comme si ce n’était pas suffisant, l’interface de Notion est claire et simple. Malgré toutes ces fonctionnalités, le produit reste facile à prendre en main et son aspect est agréable. L’UX, comme vous le verrez plus bas dans l’article, a été élégamment bien pensé par ses fondateurs.

Notion propose une seule palette de couleurs pastels et trois différentes polices. La personnalisation de l’outil à votre image, se fera via les émojis qui sont emblématiques sur la plateforme ou bien à travers les photos de couvertures des pages. Les mises en forme possibles sont par exemple : des listes de tâche à cocher, des listes à puces ou numérotées, un menu dépliant, une citation, un séparateur de page, un encadré, des titres et niveau de titre… Même les tableaux de données, qui peuvent paraître fastidieux, sont plaisants et intuitifs.

4. Connecté, tout le temps !

En plus, Notion est disponible sur tous les appareils et sur toutes les plateformes, ce qui permet de consulter, noter ou travailler partout, tout le temps. Etant une plateforme connectée en ligne, votre compte est synchronisé et accessible depuis un navigateur internet, une app installée sur votre ordinateur, sur votre téléphone. Et pour plus facilement garder une trace des pages web visitées, vous pouvez installer le Notion Web Clipper, qui permet d’enregistrer à tout moment n’importe quel lien directement sur votre Notion à l’aide d’un petit outil. 

5. Chez Untitled, on l’a adopté depuis le premier jour

Si ces 4 premières raisons ne vous ont pas totalement convaincues, sachez qu’au sein de l’agence, Notion tient une place centrale. La plateforme représente 90% de notre travail, de nos recherches, de nos idées, de nos échanges, de nos bases de données (les 10% restant étant attribués à Google Workspace pour les mails ou le Drive). Même l’aspect créatif qui prend beaucoup de place dans notre travail, peut être produit sur Notion, avec la création de pages moodboard ou inspiration en tout genre.

La grande épopée des fondateurs de Notion

Avant de vous présenter les multitudes utilisations que Notion peut avoir, laissez-nous vous raconter l’histoire de Notion. C’est une véritable épopée témoignant de l’abnégation dont ont fait preuve ses fondateurs, Ivan Zhao et Simon Last, pour réussir à imposer leur produit sur un marché ultra-concurrentiel.

Plus vieux qu’on ne pourrait l’imaginer, le parcours du combattant débute en 2013 à San Franciso, quand ils décident de lancer leur projet. Au bout de 2 ans de travail, Zhao et Last se retrouvent à court d’argent et leur produit beuggue et n’arrive pas à séduire les utilisateurs. À cette époque, Notion semble destiné à suivre le même chemin que la plupart des start-ups : mourir dans l’œuf.

Fichu pour fichu, c’est alors que les fondateurs décident de partir pour Kyoto, une ville où ils ne connaissent personne et où ils peuvent s’isoler pour travailler nuits et jours sur leur produit. Une année entière plus tard à coder, à repenser l’interface et à multiplier les itérations, la première version de Notion (1.0) sort en 2016. Abnégation, obsession du détail et gros travail sur l’UX ont permis de créer les bases solides de l’outil que nous connaissons aujourd’hui.

Après ces 3 années de galères et d’acharnement, les fondateurs ont encore beaucoup de travail pour accomplir leur ambition ultime : permettre à tout le monde de créer leurs propres applis en déplaçants des blocs, comme si ils jouaient avec des LEGO. Comme Microsoft a réussi à faire dans les années 1990 avec la suite Office. Aujourd’hui encore, ces outils technologiques sont centraux dans la vie de chacun.

Depuis la version Notion 2.0 en mars 2018, qui introduit les bases de données, cet objectif se rapproche sérieusement. Régulièrement, les équipes mettent à jour l’outil de façon impressionnante. Avec des nouvelles fonctionnalités améliorant le produit de jour en jour, Notion attire de nouveaux utilisateurs du monde entier par millions.

Au moment où le Covid-19 ravage le monde en avril 2020, Notion réussit une levée de fonds de 50 millions de dollars, portant sa valorisation à 2 milliards de dollars. Cette réussite leur permet de revenir assez facilement à San Francisco et de faire accroitre leurs équipes, pour se développer encore pendant de nombreuses années…

Exemples d’utilisations et templates Notion

Et concrètement ? Voici une liste non-exhaustive des différentes utilisations que vous pouvez faire de Notion :

Dans la vie perso

• Organiser un voyage : liens direct vers les réservations, budgétiser le voyage, faire une check-list des choses à penser, connecter avec Google maps…
• Budget mensuel : prévoir ses dépenses, catégoriser les budgets en fonction des mois…
• Pour une recherche d’appartement ou de maison : répertorier et catégoriser les annonces, suivre l’avancée du dossier, intégrer les photos des biens…
• Planning de la semaine : organiser ses habitudes hebdomadaires par jour et heure, prévoir une to-do list de la semaine…
• Carnet de recettes : planifier ses repas, enrichir avec les liens des recettes, ajouter des listes de courses…
• Mais aussi : organiser ses cours pour les étudiants, créer son propre site internet, créer un calendrier d’anniversaire ou un moodboard d’inspiration shopping à la Pinterest…

Dans la vie pro

• Base de données & CRM : intégration des contacts clients, prospects, prestataires ou fournisseurs, mise à jour et suivi des informations…
• Gestion des réseaux sociaux : dashboard de production, idées de contenu, planification des posts, rédaction…
• Fiches clients : derniers échanges, coordonnés des contacts, brief client, lien vers leur site, documents à garder…
• Roadmap de projets : utilisation des différentes variables et plusieurs “vues” (calendrier, kanban, tableau, timeline…)
• Bilan de projet : notes, attribution de tâches, tableaux financiers…
• Agenda : calendrier hebdomadaire ou mensuel, to-do list du jour, tâches à attribuer…
• Liste et priorisation des tâches : organisation de listes par catégories, intégration d’un statut en fonction du niveau d’urgence, suivi des missions…
• Mais aussi : présentation de l’entreprise aux nouveaux arrivants, information de dernière minutes, prise de note pendant une réunion, bibliothèque interne…

Templates Notion

L’excellent entrepreneur Shubham Sharma, propose un site et une chaîne YouTube dédiés à l’exploration et l’explication des possibilités de Notion. Vous pouvez visiter son site ici : www.notionfacile.fr/ et sa chaîne YouTube juste ici :  www.youtube.com/@shubham_sharma. Au menu : astuces, templates en tout genre, et explications pas à pas de toutes les fonctionnalités de l’outil.

Sinon vous pouvez retrouvez sur ces différents sites des templates et widgets personnalisables :

• indify.co/
• www.notioneverything.com/
• Ou directement dans Notion, dans l’onglet “Modèles”

Prix de l’abonnement Notion

Une version gratuite permet d’intégrer jusqu’à 1000 éléments de contenu, à titre personnel. Les versions plus “entreprise” et donc collaborative démarre à 8$ par mois et par membre, mais le contenu est illimité !

Voici les détails des abonnements :